郴州职业技术学院采购管理办法
第一章总则
第一条 为加强学校采购管理，规范采购行为，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《教育部政府采购管理暂行办法》、《湖南省政府采购非招标采购方式管理办法实施细则》等有关法律法规，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
凡学校进行的采购活动，除涉密项目外，均适用本办法。
本办法所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括设备、家具、材料、食品、图书、教材、药品、用品等。
本办法所称工程，是指智能化安装工程、小额修缮工程等。
本办法所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括物业管理、安保、维保、印刷、中介服务、定点服务等。
具体项目的归类以湖南省政府采购品目分类目录为准。
第三条 采购项目须由项目所在部门提出申请，经项目管理部门审核立项并经计划财务处核准经费来源和采购指标后方可实施。
第四条 本办法所指项目所在部门为采购项目需求单位（或个人）。项目管理部门为采购项目归口管理部门，归口管理范围按部门职能划分。
第五条 学校采购工作应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。
第六条 学校采购原则上应采购本国货物、工程和服务，如确因特殊原因需进口采购的，须由学校组织专家论证并经上级主管部门审核通过后方可实施。
第二章 采购组织形式及限额标准
第七条 学校采购的组织形式分为政府集中采购、学校集中采购和部门分散采购。
第八条 凡纳入郴州市政府集中采购目录和限额标准以上的采购项目，均应按政府集中采购办法实行政府集中采购。（2018年政府采购限额标准，市级：25万元以上的货物项目，30万元以上的服务项目和50万元以上200万元以下的工程项目。郴州市政府集中采购目录附后）
第九条 政府集中采购目录之外，3万元以上25万元以下的货物项目，3万元以上30万元以下的服务项目和3万元以上50万元以下的工程项目，其他项目单件（批次）或年度同类项目采购预算总额在人民币3万元（含）以上，限额以下，实行学校集中采购。
第十条 政府集中采购目录之外，项目单件（批次）或年度同类项目采购预算总额在人民币3万元以下的，实行部门分散采购。在一个财政年度内，未经批准，采购部门不得随意将一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务、工程采购以化整为零方式拆分规避相关政府采购方式。
第十一条 国家及省市对采购招标项目适用范围及标准另有规定的，从其规定。
第三章采购方式
第十二条 政府集中采购项目的采购方式按照郴州市政府集中采购管理办法执行。
第十三条 学校集中采购可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源谈判、询价和竞争性磋商等方式：
（一）公开招标是指以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。
（二）邀请招标是指以投标邀请书的方式邀请不少于三家特定供应商投标的采购方式。
（三）竞争性谈判是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定一般不少于三家的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。
（四）单一来源采购是指向指定供应商，经谈判后直接购买的采购方式。
（五）询价是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并对其提供的报价、质量、服务等进行比较，确定供应商的采购方式。
（六）竞争性磋商是指从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并对其提供的最后报价、质量、服务方案等进行综合评比，确定供应商的采购方式。
第十四条 学校集中采购项目采购方式的确定遵循以下原则：
（一）公开招标方式为首选采购方式，当项目确因客观原因不能或不宜采用公开招标方式采购时，方能采用其他方式。采用非公开招标方式的，应提供相关佐证材料。
（二）符合下列情形之一的采购项目，可采用邀请招标方式采购：
1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。
（三）符合下列情形之一的采购项目，可采用竞争性谈判方式采购：
1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.因不可预见原因导致招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4.不能事先计算出价格总额的。
（四）符合下列情形之一的采购项目，可采取单一来源采购方式：
1.只能从唯一供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3.必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。
（五）采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。
（六）符合下列情形的采购项目，可采取竞争性磋商采购方式：
1.政府购买服务项目；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
5.按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目；
第四章组织机构及职责
第十五条 学校成立郴州职业技术学院采购工作领导小组，全面负责学校的采购招投标工作。采购工作领导小组组长由分管财务工作的校领导担任，副组长由学校纪委书记担任，成员由学院监察室、计财处、审计室、总务处、工会等职能部门的主要负责人组成。
采购工作领导小组职责：
（一）全面负责学校的采购招标工作；
（二）贯彻落实国家采购与招标的法规、政策；
（三）审定学校采购招标管理办法和相关规章制度；
（四）讨论、决定学校采购招标工作中遇到的重大问题；
（五）审定学校“采购评标专家库”；
（六）审批特殊情况的招标项目。
第十六条 学校成立校采购办，设在计财处，是采购工作领导小组的常设办事机构。负责学校集中采购项目相关事宜，主要职责：
（一）贯彻采购工作的法律法规和方针政策，拟订学校有关采购工作的规章制度；
（二）负责编报学校年度采购预算；按需组织学校集中采购项目评审工作。
（三）会同相关部门拟订学校采购专家库建议人员名单；
（四）负责与政府采购主管部门的沟通与协调，报送有关采购项目资料；
（五）受理采购申请，审核采购项目的相关资料，确定评标办法或谈判原则，确定采购组织形式和采购方式
（六）负责采购合同的管理
（七）参与采购项目的验收工作；
（八）完成领导小组交办的其他工作。
第十七条 校采购办下设教学实训设备、基建工程、后勤与保障、信息技术、教材、图书六个招标采购工作组，招标采购工作组组长分别由实训中心、基建办、总务处、信息中心、教务处、图书馆部门主要负责人担任，成员由相应职能部门负责人组成。各招标采购工作组实行项目负责制，由各招标采购工作组负责人对采购过程负责。其主要职责有：
（一）负责学校集中采购项目的采购组织；
（二）负责组织开标；
（三）会同相关部门抽选评标（或谈判）专家，组成评标委员会（或谈判小组）；
（四）负责与政府采购执行部门及招标代理机构的沟通与协调；
（五）负责采购文件资料的整理和归档立卷。
第十八条 采购小组主要职责：
（一）编制学校集中采购招标（谈判、采购）文件；
（二）负责学校集中采购项目的采购执行工作；
（三）负责学校集中采购项目的相关备案工作；
（四）组织采购项目的验收工作。
第十九条 学校集中采购项目管理部门审核归口范围划分如下：
（一）实训中心：仪器设备及维保（含新建项目中可独立拆分的设备）、实验材料、计算机成品软件、家具、其它货物等；
（二）基建办：新建工程项目的咨询、勘察、设计、监理、施工等；
（三）总务处：办公用品、办公耗材的采购、水、电、气的供用、维保、维修改造工程，消防、安防工程，室内外维修改造工程，绿化工程，房屋租赁及物业服务等；
（四）信息中心：计算机软件开发、信息资源开发、信息技术咨询与设计服务、信息化运维、网络工程等；
（五）图书馆：各类图书、期刊、电子出版物等及相关服务；
（六）教务处：教材出版、学生教材供应等；
（七）其它项目管理部门：负责项目参考活动管理业务归口范围确定，未明确归口范围的项目由财务与后勤资产管理处负责审核。
各部门根据财务预算或专项资金安排及工作急需提出采购计划，按上述管理部门审核归口范围划分职责审核后，送分管领导审核提出意见，报校长审批。以上采购计划如果属于预算外的三重一大事项，则由校长提交党委会审定。
以上业务归口范围有调整的，按调整的文件执行。
第二十条 项目所在部门的主要职责：
（一）提出采购项目的立项申请；
（二）提出采购申请；
（三）参加（见证）评标（谈判、报价）活动；
（四）负责部门自行采购项目的组织和实施。
第五章 采购预算和计划管理
第二十一条 采购预算的制定，每年初根据学校财务预算上报要求，各部门集中报送本年度的采购预算（草案）。计财处汇总后报学校审定并报送市财政备案。需要进行价格评审的，先由学校采购办组织评审，再报学校审定。遇特别紧急情况或上级安排的专项资金可另行报送采购计划交校采购办，校采购办审核后报分管领导和校长审批。属于“三重一大”事项及时提交党委审定。
第二十二条 学校采购实行计划管理，各部门（院系）根据预算和专项资金安排来申报采购计划，先送归口职能部门审核，工程项目10万元以上的则先送工程造价评审专业机构评审或郴州市财政投资评审中心或校采购办组织校内相关专家评审后再按程序办理审批。
第二十三条 采购计划经审定后送校采购办，由校采购办委托交办给采购小组，采购小组依照法规或学校制度的相关规定承办采购事项。
第六章采购程序
第二十四条 政府采购方式。采购集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、服务和工程类项目，必须执行政府采购制度。严格按有关法规执行。
第二十五条 招标代理公司代理的选择。先由校采购办从社会上优选不少于五家符合资质的招标公司作为学校公开招标的候选公司，公司应书面向学校承诺依法依规开展招标代理工作，如有违法违规经校采购办查实的5年内不能进入学校候选公司名单。每次政府采购时，先由校采购办、采购小组负责人和学校监察室共同采取随机抽签的方法决定承办的招标代理公司。然后由采购小组代表学校委托招标代理公司依法开展相关采购代理工作，采购小组配合招标代理的有关工作，监察室参与监督。
第二十六条 实行学校集中采购的项目，应当遵循下列程序：
（一）项目所在部门向校采购办提出书面申请。书面申请应包括以下材料：
1.采购立项的论证与审批意见；
2.项目经费及采购指标的审批意见；
3.采购项目的技术要求或规范。
（二）校采购办根据本办法第二章、第三章相关规定确定采购项目的组织形式和采购方式。
（三）采购项目达到规定限额的，由校采购办按规定组织项目评审及预算审计工作。
（四）校采购办按需组织讨论采购项目的技术指标要求、评标办法或谈判原则，项目所在部门协助采购小组完成招标（或谈判）文件的编制工作。
（五）各采购小组按照相关规定组织项目开（评）标或谈判工作；
（六）领导小组对项目进行决标。
第二十七条 实行部门自行采购的，由项目所在部门先提出采购申请，报归口管理部门审批后自行采购，并将采购结果报校采购办备案。
第七章合同、验收及支付
第二十八条 采购合同应严格遵照《合同法》及学校相关管理规定。
第二十九条 采购人应当自发出中标（成交）通知书三十日内与中标人或成交供应商按照平等、自愿的原则签订采购合同，明确双方的权利和义务。
第三十条 签订合同时，双方均不得提出采购文件以外的要求，不得对采购文件实质性要求进行修改，不得变更中标（成交）通知书规定的金额。
第三十一条 采购合同依法签订后，合同双方当事人均应按照合同约定履行各自的义务，并不得擅自变更、中止或者终止合同。
工程项目实施中如需变更工程量，且变更部分不超过原工程量预算10%的，须由项目管理部门提出申请，经校采购办组织计划财务处、审计室、监察室及相关专家审核同意后，签发工程联系单。
货物类项目因设备停产、缺货等确需变更合同，且变更金额不超过原合同金额10%的，须在不低于原合同技术要求或规范的前提下，由项目所在部门提出书面变更说明并附相关佐证材料，经校采购办组织项目管理部门、计划财务处、审计室及相关专家审核同意后，方可进行变更或签订补充合同。
变更部分不超过原预算10%，但超出部分金额在1万元人民币（含）以上的，须提交领导小组讨论决定。
第三十二条 采购项目实施完成后须按采购合同的约定和采购项目验收工作相关规定进行项目验收，并由项目所在部门按规定办理固定资产入库手续。
第三十三条 采购项目一般应在项目验收后付款，合同中另有约定的除外。项目经费审批人所在部门负责采购项目款项的支付，付款人凭发票、合同、预算执行确认书、验收报告（单）、固定资产入库单等材料，按照学校财务报销相关规定，提交计划财务处办理支付结算手续。
第三十四条 工程项目涉及决算审计的，遵照学校财务、审计相关制度执行。
第八章监督检查
第三十五条 学校纪检监察办公室对采购活动和参与采购的相关人员进行监督，任何单位和个人对采购中的违规违纪行为，有权向学校纪检监察部门举报。
第三十六条 在采购活动中，供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以向采购人或采购代理机构书面提出回避申请，并说明理由。采购人或者采购代理机构应当及时询问被申请回避人员，有利害关系的被申请回避人员应当回避。
第三十七条 参与采购的相关人员，必须严格遵守《政府采购法》、《招标投标法》等相关法律、法规，认真组织实施采购活动，任何单位和个人不得将依本办法必须进行集中采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避集中采购。
第三十八条 采购活动中如出现违法违规行为的，按照学校有关规定追究行政责任，触犯法律的将依法追究刑事责任。
第九章附则
第三十九条 本办法自发文之日起执行。
第四十条 本办法由校采购办负责解释。
附件1：北湖区及苏仙区2018年政府集中采购目录
附件2：郴州职业技术学院采购审批表
